Notifiche digitali via SEND: se il destinatario è una pubblica amministrazione?

Anche le pubbliche amministrazioni possono ricevere notifiche a valore legale tramite SEND – Servizio Notifiche Digitali, la piattaforma nazionale che, di recente avvio, offre a tutte le amministrazioni pubbliche un ulteriore canale, tutto digitale, per notificare atti, avvisi, comunicazioni ecc.

Può darsi davvero il caso?

Se si pensa a SEND il modello che viene subito in mente è la pubblica amministrazione che notifica qualcosa a cittadini o imprese. SEND è pensato anche per la notifica verso la pubblica amministrazione? Sì, ovviamente^[1]Se vogliamo pensare a un esempio verosimile: un automezzo dell’amministrazione compie un’infrazione e l’organo di polizia che l’ha rilevata ha aderito a SEND e invia tutti i … Continue reading! Infatti:

• la legge 27 dicembre 2019, n. 2019, articolo 1, comma 402, che istituisce la piattaforma per le notifiche, parla in generale di “notificazione con valore legale di atti […] della pubblica amministrazione“;
• il decreto legge 16 luglio 2026, n. 76, articolo 26, comma 3, lettera d), che disciplina la piattaforma, include esplicitamente nella definizione di “destinatari” gli enti pubblici: “le persone fisiche, le persone giuridiche, gli enti, le associazioni e ogni altro soggetto pubblico o privato, residenti o aventi sede legale nel territorio italiano”;
• lo stesso manuale operativo di SEND indica come fonte per il reperimento del domicilio digitale generale l’Indice PA (IPA), che contiene, per l’appunto, i domicili digitali degli enti pubblici.

Il punto di vista dell’amministrazione destinataria

Cosa succede se una pubblica amministrazione riceve una notifica via SEND?

Primo passo – Nella casella PEC istituzionale arriva l’Avviso di Avvenuta Ricezione, o AAR. Cosa è l’AAR? Tralasciando il suo valore e i suoi effetti giuridici, l’AAR è una comunicazione che avvisa che su SEND è disponibile un documento da prelevare. L’AAR contiene, come dati descrittivi/identificativi:

• l’identificativo univoco della notifica (IUN);
• la denominazione del mittente;
• il codice fiscale del destinatario della notifica

Quanto sopra si evince dalla normativa che disciplina SEND ed è confermato dall’osservazione della realtà. Ecco un’immagine (parzialmente obliterata) di un AAR recapitato telematicamente a un cittadino:

Il modello per le persone giuridiche sarà necessariamente diverso per la parte informativo-didascalica, ma la normativa da cui discende il modello non fa distinzioni^[2]Il contenuto dell’AAR è disciplinato in più parti della normativa su SEND, per esempio nel decreto legge 16 luglio 2026, n. 76, articolo 26, comma 4: con l’AAR si comunica … Continue reading: i contenuti riferibili alla notificazione di cui si dà notizia restano quelli.

Mettiamoci nei panni del protocollista che presidia la casella PEC dell’amministrazione destinataria. Cosa può fare con questa comunicazione che ha tutto l’aspetto di essere qualcosa di rilevante e importante? Va acquisita, va registrata. Sì, ma come? Come la descrive? Come la smista? Non c’è altra soluzione, per capire di cosa si tratta occorre prelevare i documenti da SEND.

Secondo passo – Per forza di cose il protocollista deve accedere via web a SEND per visualizzare il contenuto della notifica, prelevare i file che compongono il documento notificato e le varie attestazioni opponibili a terzi messe a disposizione da SEND. Deve quindi registrare e trasferire quanto prelevato nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Quanto sopra richiede del tempo e un intervento manuale pesante su un processo che è in buona parte automatizzato. Da questo punto di vista un notevole passo indietro rispetto alla notifica via PEC che, se impostata bene con la segnatura XML^[3]La segnatura XML, prevista dal DPR 445/2000, articolo 55, comma 4 e disciplinata dal punto di vista tecnico dall’allegato 6 alle linee guida sul documento informatico, è un file che accompagna i … Continue reading composta a dovere, richiede un intervento minimo per la corretta registrazione.

Ci sono comunque anche scelte da fare:

• conviene registrare la PEC con l’AAR? Certamente sì, anche quel recapito è un atto dal quale discendono effetti giuridici significativi^[4]Faccio notare un altro fatto: l’AAR, come PDF, è ben poco significativo, vale giusto come promemoria. Non ha, per esempio, una data. Non è in grado di dirci quando lo abbiamo ricevuto. Questo … Continue reading;
• conviene usare quella stessa registrazione per aggiungerci in un secondo momento i documenti scaricati da SEND? Tutto sommato, a rigore, ricezione dell’AAR e Recupero del documento notificato su SEND sono due fatti giuridici distinti, con effetti distinti e che si verificano in momenti concettualmente distinti. Quindi meglio una nuova registrazione per il documento prelevato da SEND.

Se vogliamo trovare una nota positiva, specie per chi ha uffici protocollo ingolfati (da comunicazioni che potrebbero essere automatizzate… e poi uno si chiede perché), con la PEC la notifica si perfeziona per il destinatario – e, quindi, iniziano a decorrere eventuali termini – al momento stesso dell’arrivo della PEC, indipendentemente da quando, materialmente, se ne ha contezza. Con SEND, invece, a meno di ritardi patologici, la notifica si perfeziona all’accesso al documento sulla piattaforma, circostanza che consente di assorbire e annullare gli effetti spiacevoli di eventuali ritardi di protocollazione.

Quanto sopra se si vuole “fare la frittata con le uova a disposizione”^[8]Mi si perdoni l’espressione popolare, ma la procedura “casareccia” lo richiede.. Se invece si potesse intervenire sulle condizioni al contorno, ecco un paio di richieste, con pieno intento costruttivo.

Se vogliamo trovare alternative fantasiose, tipo iscrivere l’ente pubblico su SEND ed eleggere domicilio digitale di piattaforma presso una PEC dedicata, si sappia che non cambia di molto la situazione: possiamo mettere una persona a fare solo quello, ma non possiamo calarci sopra nessun automatismo.

Il punto di vista del mittente

Le complicazioni osservate dal punto di vista del destinatario suggerirebbero al mittente, dove possibile, di usare la PEC per le notifiche destinate alla pubblica amministrazione. Tuttavia, per chi spedisce, può essere oneroso operare invii selettivi sulla base della natura giuridica del destinatario, anche perché il livello di maturità degli strumenti generalmente a disposizione non viene troppo in aiuto. Soprattutto, poi, la forza di SEND dovrebbe essere proprio l’uniformazione del “primo miglio” dell’avvio a notifica, con la complessità (dovuta ai differenti tipi di destinatario) gestita centralmente da un soggetto specializzato.

Quando il mittente avvia una notifica via SEND, che lo faccia in modo manuale (da interfaccia web di SEND) o automatizzato (tramite API da un software proprio), fornisce, relativamente al destinatario di tipo persona giuridica, i seguenti dati obbligatori:

• denominazione;
• codice fiscale;
• indirizzo fisico.

Opzionale è il “domicilio digitale”, che – da manuale operativo di SEND^[10]Che riprende il comma 5 dell’articolo 26 del decreto legge 76/2016. – deve essere di tipo “speciale”, cioè, eletto specificatamente dal destinatario per l’affare a cui la notificazione si riferisce.

Ora, esistono pubbliche amministrazioni con più domicili digitali. Si tratta di enti grandi, organizzati in più AOO – Aree Organizzative Omogenee, a ciascuna delle quali è associato un domicilio digitale (generale). Ecco: se il mittente deve notificare a una specifica AOO di un ente grande, come la indica? In punto di regolamento SEND, l’indirizzo PEC dell’AOO reperito dall’Indice PA non è un domicilio speciale da specificare in fase di invio… SEND, però, non ha campi specifici per la notifica a una pubblica amministrazione (servirebbe, appunto, il campo AOO^[11]Ammesso che poi il mittente si prenda la briga di andare a cercare il codice AOO dell’ufficio a cui vuole notificare qualcosa, visto che, nella prassi, l’indirizzo PEC lo si recupera in … Continue reading). Poco male, il Comune di Roma (per citarne uno grande) riceve l’AAR in una delle sua AOO^[12]Per i curiosi, l’interrogazione degli Open Data di IPA per i domicili digitali si fa tramite l’URL … Continue reading: come visto sopra, il protocollista registra l’AAR, preleva il documento da SEND, lo registra e infine lo inoltra all’AOO giusta che, di nuovo, lo registra a protocollo. Attenzione: una AOO, un registro di protocollo. La comunicazione fra AOO, tecnicamente, è una nuova trasmissione. All’interno di uno stesso ente si auspica che, quanto meno, il passaggio di documenti fra AOO “interne” avvenga senza passare da messaggi PEC…

Anche dalla parte del mittente, quindi, non è tutto rose e fiori se si tratta di interagire con una pubblica amministrazione.

Come iscrivere la pubblica amministrazione a SEND come destinatario

Vada come vada, sembrerebbe che le pubbliche amministrazioni debbano registrarsi su SEND anche come destinatari.

Il manuale operativo di SEND prevede l’uso da parte di persone giuridiche, con sistemi di assegnazione di ruoli, gruppi, permessi e deleghe.

L’homepage di SEND, oggi^[13]Vedi data di pubblicazione del post. Nota prolissa dell’archivista: apprezza l’importanza del contesto. Facci caso, online si trovano molti contenuti informativi che non hanno una data., sembra consentire l’accesso a SEND solo a “cittadini” e “imprese” (non a generiche  “persone giuridiche”).

Un tentativo di accesso alla sezione “imprese” (https://imprese.notifichedigitali.it/) propone una procedura di registrazione che, a me, restituisce correttamente l’errore “Non puoi registrare questa^[14]Quale? Mi leggi nel pensiero? :)impresa. Dal tuo SPID non risulti Legale Rappresentante dell’impresa associata a questo codice fiscale […]”

Sarebbe interessante capire in che modo il processo di registrazione a SEND recuperi l’informazione dello status di legale rappresentante. SPID per persone fisiche ovviamente non ha questo dato, ma anche le varie versioni di SPID “per l’uso professionale” non hanno questo attributo, che va reperito altrove (i cosiddetti fornitori di attributi qualificati). SEND si collega al Registro delle imprese per verificare se il soggetto autenticato rappresenta legalmente qualche persona giuridica? Il registro delle imprese permette questo tipo di interrogazione? Lo stesso farà con IPA per vedere se qualcuno è legale rappresentante di una pubblica amministrazione? Materiale per ulteriori approfondimenti…

Comunque, se qualcuno ha iscritto la pubblica amministrazione per la quale presta servizio a SEND, si faccia avanti!

Foto di Edward Lich da Pixabay