Piattaforma Notifiche: vogliamo fare le cose per bene?

La notifica di un documento è solo una fra le ultime di una serie di attività fra loro collegate. Se ci concentriamo sulla materialità: si parte con la composizione e formazione di un documento nativo digitale a norma^[1]La norma sarebbe il CAD – Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs 82/2005), il codice civile, le linee guida sul documento informatico che discendono dal CAD, leggi e atti vari di … Continue reading, la sua registrazione^[2]Sempre le stesse norme di prima, più magari il dpr 445/2000, ma anche la ISO 15489 se ci si vuole sottrarre agli impicci legulei. e la sua fascicolazione. Nel frattempo il documento si descrive e si gestisce, anche tramite i metadati^[3]Qualunque cosa siano questi metadati, se si vuole fare i precisini, sono obbligatori per legge (CAD) e pure elencati e descritti meticolosamente (linee guida sul documento informatico). Poi viene la spedizione e, tutto sommato, il mezzo di spedizione non incide più di tanto sul percorso fin qui: una volta che il documento è registrato nel sistema di gestione documentale ho ancora aperte tutte le possibilità di inviarlo telematicamente tramite una PEC, tramite interoperabilità con un altro sistema di gestione documentale, tramite la Piattaforma notifiche, tramite deposito su qualche piattaforma online o anche produrre in proprio una copia analogica come si deve^[4]Come si deve lo descrive ancora il CAD, art. 3-bis. e consegnarla a mano, tramite messo, tramite raccomandata, tramite posta ordinaria ecc. Ma di questo abbiamo già detto e ridetto (sin dall’inizio, per esempio qui).

Le proposte del mercato

Ora, chi frequenta i comuni ha potuto ammirare le strabilianti proposte che il mercato, anche senza essere interpellato, va proponendo per “spendere” quel contributo piovuto dal cielo PNRR che, appunto, servirebbe per aderire e usare la Piattaforma Notifiche Digitali (PND). Solitamente si propone l’acquisto di una ulteriore soluzione software a se stante, un nuovo pezzo del tutto autonomo del sistema informativo, che si occupa solo di PND. Come se la notifica fosse un’operazione atomica, slegata dal mondo che la circonda. Oppure la soluzione viene proposta come ampliamento di un software in uso, per esempio quello dei verbali di polizia locale, che pretende di farsi carico in toto del processo. Tuttavia, quasi^[5]Il “quasi” lo metto solo per buona creanza, perché non ho contezza di tutte le offerte e soluzioni escogitate dal mercato nazionale. mai le offerte e le descrizioni delle soluzioni descrivono come si propone di gestire l’intero percorso di vita del documento^[6]In sintesi: composizione e formazione (firma inclusa), registrazione (a protocollo o repertorio del sistema di gestione documentale), fascicolazione, gestione (metadati, permessi di accesso, messa a … Continue reading da notificare. Pensiamoci: ma che davvero siamo disposti a notificare con uno strumento rigoroso e tutelante come la PND un documento nato male che potrebbe non reggere l’urto del primo ricorso?
Le offerte del mercato, poi, nemmeno descrivono come intenderebbero gestire l’attualizzazione dell’importo del pagamento pagoPA collegato che, a parte la complicazione delle spese di notifica a cui piace cambiare^[7]Sì, come alle scale di Hogwarts! Ah, quindi le note le leggete…, è un’operazione che va fatta a prescindere dal rimborso dei costi di notifica, perché molti pagamenti, intesi proprio come debito principale, variano soprattutto in ragione del tempo trascorso dalla notifica: la PND rende finalmente possibile conoscere in tempo utile il momento della notifica.

La proposta ragionevole

A costo di ripetersi, la PND andrebbe va implementata così:

Più estensivamente, occorre occuparsi dell’intero processo e, per poter utilizzare la PND, bisogna in primo luogo curarsi della formazione del documento, adeguare i software che li producono e collegarli efficacemente al sistema di gestione documentale e al sistema dei pagamenti pagoPA. Poi si collega il sistema di gestione documentale (il protocollo informatico) alla PND. Né più né meno di quello che si fa oggi con la PEC: oggi e da tempo, la posta certificata istituzionale è collegata al protocollo informatico e solo da questo dovrebbe uscire la corrispondenza telematica. Il protocollo si occupa poi di recuperare le ricevute di accettazione e consegna e le associa al documento protocollato. Cosa cambia, di grazia, con la PND?

C’è la parte di gestione dell’eventuale pagamento pagoPA: ma anche questo è qualcosa che si fa con gli strumenti che già esistono, basta recuperare (tramite il sistema di gestione documentale collegato alla PND) la data di notifica e l’importo esatto dei costi di notifica^[8]Il metodo API per ottenerlo c’è e richiede come dato in ingresso il codice dell’avviso di pagamento. Può sembrare strano, perché non chiedere il numero di notifica? Perché … Continue reading.

Le indicazioni dei vertici

E le autorità nazionali che sovrintendono a Piattaforma e contributi PNRR? Cosa dicono? Dispiace ammetterlo, ma la stessa PagoPA spa, che gestisce la piattaforma -che pure sembra ben pensata, completa e ben fatta^[9]A leggere la documentazione, almeno. Infatti, è noto come ancora il 18 aprile 2023, non sia accessibile ai più. -, non si cura più di tanto degli aspetti documentali. Chiede di caricare un PDF con firma PAdES e di indicare un numero di protocollo. Tuttavia, nelle occasioni pubbliche (es.: i webinar con IFEL) non nomina mai questioni di gestione documentale e descrive l’attuale processo di notifica parlando di servizi di postalizzazione cartacea massiva – e questo ci sta, è realtà, piuttosto inevitabile se si devono notificare migliaia di documenti in un colpo solo^[10]Con buona pace di registrazione a protocollo e archiviazione. Tuttavia, sul documento cartaceo, volendo, si può essere più indulgenti, l’archivio sta negli scaffali, ci sono i repertori … Continue reading -, ma anche di “PEC provider” che, evidentemente, si occupano di postalizzare via PEC sedicenti documenti informatici, infischiandosene delle regole basilari di gestione documentale e notifiche: il documento si protocolla e si spedisce da un domicilio digitale dell’ente notificante (cioè da una PEC registra sull’IndicePA).

Eppure, già da anni, si sarebbe in grado di produrre comunicazioni massive in originale nativo digitale, protocollarle e spedirle ai pochi dotati di domicilio digitale certo via PEC e ai più via posta tradizionale, sotto forma di copia analogica. E basta poco per farlo: un software^[11]Ora, se hai migliaia di comunicazione da spedire in un colpo solo, per forza di cose o hai un software che usi in proprio o hai esternalizzato la gestione della funzione in questione e … Continue reading che assiste l’ente nella funzione specifica in grado di serializzare la produzione di documenti e di interagire con una API esterna, un protocollo informatico che espone le API per registrare e inviare documenti^[12]Ora, se qualcuno non ha un protocollo informatico faccia subito outing, nessuno ci ascolta. Se il protocollo informatico non espone API è l’ora di cambiarlo., un po’ di riflessione su come impostare un workflow^[13]Il workflow si può poi replicare in un certo numero di enti che condividono lo stesso contesto tecnologico, tipo lo stesso software delle multe o dei tributi e lo stesso protocollo informatico … Continue reading. Non costerebbe molto creare una “best practice” al riguardo e diffonderla fra gli enti. Probabilmente si eviterebbero anche esternalizzazioni di funzioni proprie degli enti con risparmio di risorse da dedicare a produzione di valore sociale più tangibile. Si semplificherebbe un bel po’.

Ah, la semplificazione… del resto PagoPA spa è la stessa che, mostrando di credere davvero nella semplificazione dei processi, in tema di contravvenzioni al Codice della strada, propone di inviare un messaggio bonario via app IO al trasgressore che, risparmiandosi i costi di notifica, sarebbe invogliato a pagare subito^[14]Anche senza avere il documento verbale sotto mano, a quanto pare. E, lato ente che ha verbalizzato la contravvenzione, senza che ci sia una prova certa di consegna che, va bene che il trasgressore ha … Continue reading. Tuttavia, quando si tratta di relazionarsi con gli enti aderenti alla PND, sembra – e sottolineo, sembra – che voglia chiedere di comunicare mensilmente la previsione di invii per il mese successivo tramite un foglio Excel da recapitarle non si sa come per versare un anticipo sui costi di notifica…

La lista dei partner tecnologici

Al di là dello story telling, anche la lista dei partner tecnologici abilitati a dialogare con la PND^[15]Ma non dovrebbe dialogarci l’ente aderente stesso? Oppure, surrettiziamente, sono individuati dei soggetti che, unici, hanno l’esclusiva del dialogo con la PND come avviene con i partner … Continue reading la dice lunga sulla confusione documentale che regna sovrana^[16]Si può regnare non sovrani? Boh! Ma non mettiamo in discussione anche le espressioni idiomatiche…. Scorrendola si notano soggetti che, a quanto è dato sapere, non hanno la gestione di documenti come core business^[17]Ma nemmeno come competenza collaterale, con rispetto parlando – del resto siamo nell’epoca della specializzazione, niente di male che ognuno faccia il suo lavoro, lo faccia bene e cooperi … Continue reading. Ci sono partner tecnologici della piattaforma di pagamenti pagoPA, specializzati (e anche bravissimi) nei pagamenti elettronici e nel dialogo con il nodo dei pagamenti SPC; ci sono leader dei circuiti di pagamento con carte di credito (i PSP – Prestatori di Servizi di Pagamento – della piattaforma pagoPA); e ancora società concessionarie della riscossione o gestrici del servizio dei tributi o delle multe^[18]Queste, storicamente, il protocollo dell’ente non lo vedono nemmeno con il binocolo e, talvolta, non si capisce nemmeno se agiscono per conto e/o in nome dell’ente affidatario o … Continue reading…

Perché fare le cose per bene?

Oltre che per il gusto retrò di farlo, ci sono altri motivi:

• già detto: se notifichiamo documenti fatti male siamo a rischio ricorso;
• se colleghiamo il sistema di gestione documentale/protocollo informatico dobbiamo sviluppare e mantenere un solo connettore^[19]”E i connettori con il protocollo”, diranno i miei piccoli lettori? Quelli già ci dovrebbero essere, per vari altri motivi indipendenti dalla PND. Se ci sono basta ampliarli un … Continue reading;
• se ampliamo le funzioni dei software esistenti invece che aggiungerne di nuovi facciamo una scelta di sostenibilità, economica e tecnica ^[20]E pure ambientale, va’.;
• se abbiamo collegato alla PND il protocollo informatico possiamo notificare via PND anche documenti che sono prodotti esternamente a un software (e sì, ne esistono, tanto negli enti piccoli quanto in quelli più grandi);
• se abbiamo collegato il protocollo possiamo usare la PND come mezzo di spedizione ordinario anche di ciò che adesso viaggia per raccomandata senza richieste di rimborso: pallottoliere alla mano una raccomandata adesso costa intorno ai 5 euro, con la PND lo stesso invio costerà da 1 euro a 4,35 circa – i conti sono presto fatti;
• se è il protocollo informatico che dialoga con la PND, è un attimo raccogliere le attestazioni opponibili a terzi sui cambi di stato della notifica e associarle al documento registrato (come ora con le ricevute PEC), anche per poi mandarli in conservazione^[21]Ricordo: non c’è conservazione senza gestione. Se qualcuno rassicura dicendo che si collega alla PND senza passare dal protocollo, tanto un numero glielo dà lui e poi manda lui in … Continue reading;
• se tutto passa dal sistema di gestione documentale si possono fare i fascicoli (magari in automatico) e renderli disponibili e accessibili a chi ne ha diritto, anche a distanza.