Concorsi online e reclutamento del personale: l’obbligo di usare inPA e qualche dubbio documentale-organizzativo al riguardo.

A breve anche i comuni dovranno adottare inPA come portale unico di pubblicità e accesso a concorsi e selezione del personale. Lo conferma, di riflesso, anche la comunicazione ricevuta dal Dipartimento della Trasformazione Digitale (DTD) che informa che le candidature all’avviso PNRR misura 1.4.1 che contemplano i concorsi online come servizio da esporre alla cittadinanza sono da rifare per “impossibilità sopraggiunta della prestazione”.

Il periodo di pandemia, di cui il PNRR del resto è esito, ha cambiato non poco le abitudini riguardo ai concorsi pubblici, la cui trasformazione digitale ha subito un’accelerata sostanziale, anche a seguito di interventi normativi perentori che obbligano all’uso del digitale anche per prove di concorso svolte in presenza (non senza difficoltà, invero, ma questa è un’altra storia, una di quelle in cui, guarda caso, l’amministrazione locale è lasciata sola a inventarsi maniere per soddisfare pretese legislative generiche).

Fatto sta che molte amministrazioni locali si sono attrezzate e hanno trovato sul mercato soluzioni che, anche non perfette, consentono a costi accessibili di migliorare e rendere più efficienti le procedure di selezione, dalla candidatura alla compilazione delle graduatorie, passando per l’espletamento delle prove (magari a distanza ma comunque digitali anche se in presenza), la comunicazione costante con i candidati e la pubblicità legale rispettosa del GDPR degli atti concorsuali. Nel dettaglio, una soluzione tecnologica per i concorsi pubblici dovrebbe prevedere e spesso prevede, fra gli altri:

1. generazione di un’istanza di partecipazione conforme, come documento, al Codice dell’amministrazione digitale e alle discendenti linee guida, con soluzioni per garantirne la provenienza in equilibrio fra l’articolo 65 e l’articolo 20 del codice;
2. gestione dell’eventuale pagamento della tassa di partecipazione tramite pagoPA, con un’integrazione più o meno spinta nella procedura di compilazione e invio della domanda, ma comunque con facilitazioni per l’ente per controllo dei pagamenti e successiva rendicontazione contabile automatica;
3. trasferimento delle domande e degli allegati al protocollo informatico per registrazione e fascicolazione;
4. meccanismi automatici e usabili per la pseudonimizzazione dei candidati per pubblicare gli atti di concorso senza incappare in violazioni delle buone maniere in materia di protezione dei dati personali e riservatezza (il punto è far avere al candidato il suo pseudonimo – di solito un codice numerico – sostituire il codice ai nomi nella produzione di documenti destinati alla pubblica ostensione);
5. supporto nella redazione di verbali, liste varie, registri e certificati di presenza, graduatorie;
6. supporto nella conduzione delle prove, eventualmente anche a distanza, ma comunque con strumenti telematici;
7. accesso del candidato alla sua prova, alle tracce estratte e a quelle non estratte;
8. pubblicazione di graduatorie (pseudonimizzate) sul sito dell’amministrazione.

Inoltre, soprattutto adesso che il DTD e Designers Italia hanno pubblicato gli archetipi dei servizi online che favoriscono la messa in produzione di software per l’attivazione online di servizi e procedimenti uniformi, funzionali, versatili e adattabili a procedimenti eterogenei, anche la partecipazione a un concorso si può gestire con uno di questi software “moderni”, che preveda funzioni di backoffice minime. Dotarsi del software adatto, quindi, non necessariamente presenta limiti dovuti alla sostenibilità economica dell’iniziativa.

Poco male se qualcuno (“presente!”) ha candidato i concorsi online come servizio da finanziare con i contributi PNRR dell’avviso 1.4.1 “Cittadino attivo”. Poteva essere un passo già fatto per il consolidamento del contributo e guardare con meno patemi a interventi futuri, ma si modificherà la candidatura a tempo debito, tanto l’intenzione doverosa è realizzare ben più del numero minimo di servizi richiesti.

Obblighi di adesione e uso

Venendo al presente, è di prossima scadenza l’obbligo di aderire a inPA e di utilizzarlo come unico strumento per le procedure di reclutamento anche per regioni e enti locali.

I principali riferimenti normativi sono:

• l’imprescindibile e immancabile d.lgs 165/2001 (art. 35-ter e dintorni);
• il decreto legge 30 aprile 2022, n. 36, che appunto istituisce, con il suo art. 2, il portale tramite l’inserimento del succitato art. 35-ter e detta tempi e obblighi di adesione per le amministrazioni centrali;
• la nota circolare 1/2022 del 01/07/2022 a firma del Direttore generale del Dipartimento della Funzione Pubblica (DFP) che riepiloga e chiarisce termini, obblighi e adempimenti per l’adesione e l’uso del Portale del reclutamento inPA;
• il dm 15/09/2022 , pubblicato nella Gazzetta Ufficiale – Serie Generale n. 9 del 12 gennaio 2023, che detta obblighi e tempi di adesione e uso per le Regioni e gli enti locali (link al PDF).

Detto che le amministrazioni centrali usano già solo ed esclusivamente inPA (o dovrebbero farlo), regioni ed enti locali hanno la seguente tabella di marcia da seguire:

• dal 1° luglio 2022 obbligo di pubblicare sul portale inPA gli avvisi di mobilità (d.lgs 165/2021, art. 30, comma 1.quater);
• uso facoltativo del portale inPA fino al 31 maggio 2023;
• a partire dal 1° giugno 2023: uso esclusivo del portale inPA e dismissione di portali propri (secondo il dm 15/09/2022).

Riguardo l’ultimo punto sembrano mancare le preannunciate “istruzioni operative” da produrre a cura del DFP (sentito il resto del mondo), la cui emanazione il decreto, pubblicato in Gazzetta Ufficiale a metà gennaio 2023, annunciava entro la fine del 2022 (un bel caso in cui la norma nasce già disattesa, insomma).

Portale del reclutamento inPA: vantaggi per i candidati

In linea teorica inPA, dal punto di vista del candidato aspirante dipendente pubblico, collaboratore o consulente, ha degli indubbi vantaggi:

• catalogo unico e ufficiale delle opportunità di impiego;
• possibilità di memorizzare i propri dati (curriculum) per avere le domande praticamente precompilate.

All’atto pratico, ma si può sempre migliorare, l’esperienza lato utente qualche limite lo evidenzia: per esempio, non è così immediato capire quale ente pubblico stia bandendo la selezione per una data posizione. Occorre fare qualche clic e scovare un campo “ente di riferimento” e sperare che quel “riferimento” voglia dire che è quell’ente intenzionato a mettere qualcuno sotto contratto. Fanno eccezione quei bandi che, evidentemente pubblicati da enti non di primo pelo che già si sono scontrati con l’anomalia, riportano la loro denominazione nell’oggetto del bando insieme ad altre informazioni non pertinenti, così che la descrizione della posizione si perde nel rumore di contorno…

Catalogo e condivisione dei dati curricolari, probabilmente, sono risultati che si raggiungerebbero con la medesima efficacia instaurando meccanismi di reale interoperabilità. Con la definizione di un formato standard per la scrittura dei bandi e un formato standard per i dati curricolari mancherebbe poco perché un ente, magari tramite un suo software, pubblichi il bando con gli opportuni metadati sul portale nazionale e, nel verso opposto, perché un candidato possa accedere dal portale nazionale a quello locale portandosi dietro i suoi dati curricolari. Perché, diciamocelo chiaro, a meno di sorprese inaspettate, non penso che inPA si faccia carico della conduzione della selezione dall’inizio alla fine, incluso lo svolgimento delle prove, e quindi un ente per forza di cose manterrà un suo software o continuerà ad esternalizzare il servizio.

Portale del reclutamento inPA: vantaggi per gli enti

Secondo l’art. 2-bis del d.lgs 165/2001, dal 2023 “la pubblicazione delle procedure di reclutamento nei siti istituzionali e sul Portale unico del reclutamento esonera le amministrazioni pubbliche, inclusi gli enti locali, dall’obbligo di pubblicazione delle selezioni pubbliche nella Gazzetta Ufficiale“. Non una semplificazione da poco, anche operativa. Chi ha dovuto pubblicare bandi e avvisi sulla Gazzetta Ufficiale sa che è operazione un po’ macchinosa, costosa e con tempi di esecuzione non celeri. Insomma, occorre pensarci per tempo.

La circolare, che forse si riferisce al periodo transitorio, ante 2023, tuttavia ricorda che “l’amministrazione garantisce che il bando/l’avviso inserito per la pubblicazione sul Portale corrisponda a quello che sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale e/o sul proprio sito istituzionale“. Qesto genera un po’ di confusione. Ma c’è quel “e/o” al quale appigliarsi.

Purtroppo gli sgravi di oneri ammnistrativi sembrano terminare qui visto che, per esempio, “la veridicità delle dichiarazioni rese dagli interessati ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è verificata dalle amministrazioni che indicono le selezioni e utilizzano il Portale in quanto amministrazioni procedenti ai sensi dell’articolo 71 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000“.

Ecco, “amministrazioni procedenti”: che questo abbia anche un peso nelle scelte di gestione documentale?

L’adesione dal punto di vista tecnico-organizzativo

Tralasciamo gli aspetti di adesione amministrativa che, non per banalizzare, sono sempre i soliti:

• registrazione online come “RU” (Responsabile Unico) da parte di un dipendente che avrà poi superpoteri sulla piattaforma;
• convalida dell’adesione con documento prodotto dalla piattaforma e firmato a cura del legale rappresentante da ricaricare a piattaforma e inviare via PEC (in realtà sembra che il legale rappresentante ratifichi la richiesta di adesione firmata e inoltrata dal dipendete di cui sopra, un passaggio in più ma basta seguire le istruzioni);
• registrazione degli altri operatori comunali e loro approvazione da parte del dipendente di cui sopra.

Ma poi come si usa? Come si modificano abitudini e procedure? Per adesso sul sito di inPA sono presenti alcune guide per le amministrazioni che intendono aderire. Segue un “copia e incolla bovino” di quanto disponibile:

• nota circolare n. 1/2022: chiarimenti in materia di “Piattaforma unica di reclutamento” www.InPA.gov.it (nota circolare)
• breve guida alle operazioni di accreditamento (guida accreditamento)
• modulo di richiesta per l’accreditamento di un RU (modulo di richiesta accreditamento)
• breve guida alle operazioni di integrazione di inPA a PagoPA (guida e modulo invio informazioni)

In attesa di capire i dettagli tecnici dell’impatto dell’uso di inPA sulle procedure più o meno collaudate che credo “si scopriranno soltanto vivendo”, anche se potrebbe sembrare un processo alle intenzioni, penso che sia utile declinare aspettative e dubbi, in relazione all’elenco di funzioni che un portale per il reclutamento del personale e il suo backoffice dovrebbero possedere. Mantenendo la stessa numerazione:

1. sulla formazione del documento “domanda di partecipazione” non sono fornite (o non ho trovato) indicazioni specifiche. L’esperienza personale, da candidato nel 2021, mostra che viene prodotto un file PDF (non PDF/A, poco male) che riporta un codice alfanumerico lunghissimo sia in caratteri di stampa sia sotto forma di QR-code, ma nessun riferimento a dati di registrazione in un sistema di gestione documentale né collegamenti evidenti fra il PDF e la sessione SPID/CIE. Non avendo accesso al back-office non è dato sapere se la response SAML dell’IdP è conservata, per esempio. Nota di colore: sul PDF è riportato anche quando la domanda è stata “sottomessa”, povera lei…
2. la documentazione per pagoPA è presente: per farla breve e rivolgersi a chi mastica già di pagoPA, si tratta di nominare inPA come partner tecnologico dell’ente e indicargli un IBAN su cui riversare le somme. La plurintermediazione pagoPA è fonte di complessità gestionale, si sa. La documentazione niente dice dei meccanismi messi in atto per garantire la rendicontazione puntuale dei pagamenti. Che convenga indicare un conto corrente dedicato esclusivamente ai pagamenti dei concorsi? Se mandiamo tutto nel conto di tesoreria, il rischio concreto è di bloccare l’automatismo di rendicontaione magari raggiunto a fatica. Certo, il partner tecnologico inPA avrà un suo codice di segregazione dello IUV e a mano si gestisce… Altra nota: non si capisce, e un po’ dispiace, come mai dopo essere passati da un modulo online all’altro per l’accreditamento, la parte di comunicazioni di dati pagoPA, che inPA come partner tecnologico dovrebbe apprendere – credo – dal Portale delle adesioni pagoPA, debba essere comunicato compilando un file di foglio di calcolo…
3. se l’ente che bandisce il concorso è l’amministrazione procedente, a chi sono indirizzate le domande? Chi ha l’onere di archiviarle e mantenerle accessibili e integre? Chi ha l’onere di formare un fascicolo del procedimento concorso? Chi risponde di richieste di accesso agli atti? Sulla possibilità di trasferire le domande nell’archivio dell’ente non sono presenti informazioni. Il fatto che l’ente aderente ha possibilità “ricevere e monitorare le candidature” e di “acquisire e ricercare i curricula vitae” non scioglie il dubbio. La solita esperienza d’uso del 2021 mi spinge a credere che l’eventuale “ricezione” e “acquisizione” sia manuale, perché poi il curriculum vitae l’amministrazione procedente me lo ha chiesto di nuovo, si vede che prenderlo da inPA non era poi così comodo;
4. il codice identificativo della domanda forse potrebbe servire come pseudonimo noto al candidato: tutto da vedere come gestirlo su altro software o, peggio ancora, in una gestione con software non strutturato;
5. supporto per la redazione dei documenti istruttori e intermedi: anche qui non si conoscono le funzioni messe a disposizione dal back-office, si dice che consenta di inviare “comunicazioni dirette ai candidati”. Nel dettaglio, “le comunicazioni personali sono effettuate nei confronti di ciascun utente in modalità telematica“. Si dice anche che il candidato dichiara una PEC e la elegge come domicilio digitale speciale ma non si specifica cosa si intenda per “modalità telematica”. Solita esperienza personale: una comunicazione personale l’ho ricevuta, ma da un indirizzo PEC “di sistema” e, immagino, non dichiarato su IndicePA e sicuramente non riferibile all’amministrazione procedente. In ambito di notifiche a valore legale, per dire, si dice addirittura che sia inesistente la notifica telematica che proviene da indirizzo PEC non registrato all’IndicePA e riferibile all’ente notificante;
6. sul supporto nella gestione delle prove non è data notizia;
7. nessuna notizia sull’accesso del candidato alla sua prova ma viene da pensare che questo richiederebbe un’integrazione piuttosto spinta con i sistemi a supporto dello svolgimento delle prove in forma telematica e, anche se l’argomento logico lascia il tempo che trova, se una tale integrazione ci fosse se ne troverebbe traccia nella comunicazione istituzionale;
8. il dm conferma che è possibile “pubblicare le graduatorie finali di merito e gli esiti delle procedure” sul portale inPA, pur restando il dubbio di dove e come si formino.

Conclusioni e auspici per il futuro prossimo

Ripeto: sono riflessioni e considerazioni fatte a scatola chiusa o quasi. Mi auguro che, dopo l’apertura della scatola, possa tornare su queste pagine con aggiornamenti positivi e rincuoranti. E non invece proporre un post di conferma del tipo: “ecco, come sospettavo…”

Un dubbio di fondo però si può avere, anche perché InPA viene annunciato come un grande risultato di semplificazione e di aiuto agli enti, anche quelli locali. E’ noto che le procedure di reclutamento sono molto onerose per gli enti, soprattutto per quelli piccoli, e sono soggette a due rischi opposti ma allo stesso modo concreti: procedure che vanno deserte o che ricevono pochissime candidature, procedure che son prese d’assalto con un volume di candidati da gestire che può portare alla paralisi. In entrambi i casi la qualità della selezione non ne giova. Ecco, in una situazione del genere, non sarebbe più utile centralizzare (o aggregare) per legge la funzione piuttosto che il software?

E siamo sicuri che l’uso di un software, inPA o chi per lui, per pubblicare bandi e ricevere domande, da solo, possa “garantire modalità di reclutamento rapide, trasparenti e innovative che assicurino l’acquisizione di personale con competenze qualificate e con orientamento al valore pubblico“?

Chiosa archivistica

Per chiudere con questioni archivistiche di portata più generale: se da un lato è vero che la tecnologia digitale applicata ai documenti rende facilmente accessibili (visualizzabili) documenti che sono custoditi in sistemi di altri soggetti, se è vero anche che tali documenti possono essere fondamentali per assumere decisioni anche da parte di più enti, non ci si può certo arroccare aprioristicamente su posizioni che pretendono di trasferire un esemplare di ogni documento nel sistema di gestione documentale di ciascuno degli enti partecipanti, almeno non senza porsi prima qualche problema di sostenibilità.

Tuttavia – e dico in generale – non si può nemmeno risolvere la questione semplicisticamente e accontentarsi di sistemi di gestione documentali (o sedicenti tali) delocalizzati che contengono documenti (o sedicenti tali) senza preoccuparsi di stabilire le dovute relazioni fra i sistemi (cioè gli archivi) dei diversi soggetti, senza stabilire fra questi connessioni stabili e persistenti nel tempo che consentano di accedere alla completezza del fascicolo (e delle aggregazioni in genere) indipendentemente da dove siano memorizzati i documenti che lo compongono. Certo, questo cambia e non di poco il paradigma tradizionale dell’archivistica e dell’unitarietà (e unicità) dell’archivio, ma forse occorre pensarci, consapevolmente, al più presto. Prima di essere travolti dagli eventi e costretti a rivisitazioni ancora più drastiche della disciplina.

A pensarci bene, infine, il “sistema pubblico di ricerca documentale” – che se ne sta buono buono, dal 2017, descritto all’art. 40-ter del CAD ma del tutto inesistente e assente dalle riflessioni – dovrebbe servire proprio a questo…

Foto di Lars Plöger da Pixabay