Il sogno proibito: digitalizzare le pratiche edilizie comunali. Fra consultazione/accesso e conservazione.

Nei comuni italiani un sogno proibito ricorre con insistenza: digitalizzare le pratiche edilizie conservate in archivio su supporto cartaceo.

Diversamente da altra documentazione, le pratiche edilizie non diventano di fatto documentazione storica, sottratta all’uso amministrativo corrente, perché tutte le pratiche edilizie e di urbanistica sono continuamente utili nell’attività di controllo del territorio alla quale i comuni sono chiamati. Le pratiche edilizie “vecchie” sono movimentate con frequenza, sia per esigenze istruttorie degli uffici sia per esigenza dei privati in caso di compravendite o altri interventi sugli immobili.

La consultazione con estrazione di copia da parte dei privati, come noto, ha avuto un forte incremento negli ultimi anni con il fiorire di bonus statali per interventi di manutenzione straordinaria e/o di efficientamento energetico. L’accesso alle pratiche edilizie anche pluridecennali, riguardando documentazione corrente, rientra nella disciplina dell’accesso agli atti amministrativi (l. 241/1990) anche se è un accesso sui generis, poiché spesso e volentieri è richiesto dal proprietario dell’immobile – che risulta automaticamente portatore di un interesse diretto, concreto e attuale all’accesso – e non vede presenza di controinteressati. Da un punto di vista amministrativo, quindi, non ci sono esigenze istruttorie particolari che mettono a rischio il rispetto del termine di 30 giorni previsto per legge per consentire l’accesso alla documentazione richiesta.

Tuttavia, incontrando chi lavora nei comuni si tratta spesso il tema dell’accesso alle pratiche edilizie ed emerge il problema del rispetto dei termini di legge che, per chi è abituato a frequentare gli archivi storici, sembrano quasi un tempo biblico. Spesso si indica nella mancata digitalizzazione delle pratiche non recenti il fattore più rilevante che incide sui tempi di evasione delle richieste di accesso. È innegabile che digitalizzare gli archivi costituisca un valore aggiunto per l’attività amministrativa, poiché facilita l’accesso al patrimonio informativo dell’ente e lo rende disponibile a chi ne ha bisogno indipendentemente dalla sua posizione.

Tuttavia, occorre anche sottolineare che il supporto in cui si trovano le pratiche edilizie, da solo, NON è rilevante per la capacità di rispondere in tempi ragionevoli a richieste di consultazione o accesso agli atti da parte di utenti interni o esterni all’ente. Se ci pensiamo, capita che qualcuno non riesca più a trovare sul proprio computer un file di qualche tempo prima pur essendo sicuro di averlo correttamente salvato (e in un posto ragionevole). Dall’altra parte esistono esempi di grandi istituti di conservazione di documenti (es.: gli Archivi di Stato) che detengono quantità sterminate di documenti di svariate provenienze e che, a semplice richiesta, sono in grado di mettere la documentazione a disposizione dell’utente in tempi più che accettabili.

I fattori che davvero fanno la differenza, anche in termini di tempi di evasione di richieste di accesso agli atti e consultazione di pratiche, sono la qualità dell’archivio e la presenza di personale dedicato:

• qualità dell’archivio intesa come completezza, ordine, facilità di accesso ai documenti, presenza di strumenti di ricerca efficaci;
• personale dedicato inteso come tempo lavoro destinato alle attività di cura e ricerca nell’archivio e capacità di interpretare le richieste e reperire il materiale d’interesse.

Dove manchino o siano carenti uno di questi fattori o entrambi, senza dubbio un percorso di digitalizzazione delle pratiche edilizie può venire in aiuto:

• circa la qualità dell’archivio: se il percorso prevede, preliminarmente, le dovute e inevitabili attività strettamente archivistiche di riordino e sistemazione della documentazione;
• circa la presenza di personale: perché si demanda all’utente esterno, assistito da un software (da pensare e realizzare con cura), la ricerca della documentazione di interessa e se ne automatizzano prelievo e distribuzione.

Dove invece qualità dell’archivio e personale sono presenti, è indubbio che la digitalizzazione delle pratiche edilizie consenta di migliorare ulteriormente il servizio e abbattere i tempi per gli utenti interni ed esterni, oltre a migliorare la conservazione dei documenti originali, preservandone l’integrità perché se ne riduce la movimentazione.

In definitiva: digitalizzare le pratiche edilizie è un’attività sensata e utile, purché si tengano presenti due aspetti:

• la digitalizzazione non si esaurisce nell’atto tecnologico di riprodurre in formato digitale dei documenti di carta e quindi per digitalizzazione si deve intendere il percorso completo che parte dalle attività di riordino e cura della documentazione cartacea all’implementazione di sistemi informatici di ricerca e consultazione efficaci;
• se non se ne intende correttamente il senso come percorso completo, la convinzione che il solo cambio di supporto possa migliorare la situazione rischia di rivelarsi una mera illusione.

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PS: il post è un riadattamento di un contenuto realizzato per i comuni del territorio piacentino nell’ambito di un rapporto di collaborazione con la Regione Emilia-Romagna nella cornice del PNRR: