La copia conforme

L’argomento è del tutto pratico. Nella vita d’ufficio (ma anche fuori ufficio) capita che serva una “copia conforme” o “autentica”. A conti fatti, in un mondo documentale ibrido cartaceo-digitale, ci sono quattro casi possibili con altrettanti riferimenti normativi.

Premesso che vale il principio, talvolta richiamato direttamente dalle norme citate in tabella, che alla fine ha valore ciò a cui si riconosce valore (cioè ciò che non è “espressamente disconosciuto”), la questione non perde di significato, perché resta utile essere in grado di produrre e usare copie che siano in grado di stare in luogo dell’originale in modo pieno e indipendentemente dall’apprezzamento delle parti interessate o di un eventuale giudice o arbitro.

Nella pratica, quindi, come si realizza una copia autentica? Analizziamo nel dettaglio casi e riferimenti normativi riassunti nella tabella, anticipando che, a conti fatti, un solo caso è operativamente chiaro e inequivocabile. Per tutti i casi che coinvolgono il supporto digitale, invece, la variabilità delle condizioni di partenza e di arrivo e degli strumenti a disposizione rende molto difficoltoso stabilire prassi applicabili in ogni situazione.

Per comodità si considera il caso di copia conforme prodotta (e/o autenticata) all’interno di una pubblica amministrazione, dove l’autorità pubblica e la pubblica fede si trasferiscono agli impiegati. All’esterno la figura del pubblico ufficiale sembra dover essere incarnata da un notaio, ma questo esula dalle finalità attuali.

Originale analogico – copia analogica

Come anticipato, è il caso facile. L’art. 18 del Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (TUDA, dpr 445/2000) è chiaro, prescrittivo e didascalico al riguardo. In termini pratico-operativi:

• si fa una fotocopia (totale o parziale – oppure si trascrive il testo);
• l’impiegato autorizzato firma il margine di ogni pagina della fotocopia;
• sull’ultima pagina appone poi una formula di attestazione con data e luogo del rilascio, numero di fogli impiegati, suo nome e cognome, qualifica rivestita, firma e timbro dell’ufficio.

Fatto! Non sembrano emergere casi particolari che sfuggano alle indicazioni generali. Al limite il caso di un documento originale che, fotocopiato, non offra uno spazio bianco per l’attestazione di cui al terzo punto.

Originale analogico – copia digitale

In questo caso la copia può essere di due tipi: una copia per immagine che, di fatto, è la digitalizzazione tramite scanner e fotografia di un documento analogico o una copia intesa come trascrizione di un documento analogico in un documento informatico con “contenuto identico”. C’è poi il caso dell’estratto: banalizzando, si tratta di una copia parziale.

Ora, il documento informatico con contenuto identico all’originale analogico da cui è tratto, la copia per trascrizione, di fatto, è un nuovo documento e, infatti, l’art. 23 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD, d.ls 82/2005) dispone che abbia piena efficacia se formato correttamente come documento informatico da un depositario pubblico autorizzato o un pubblico ufficiale. Operativamente, emerge già qualche punto interrogativo:

• si trascrive il documento con un software di elaborazione testi;
• si annota (in testa? in calce?) che si tratta di una copia, magari mutuando la formula dell’art. 18 del TUDA;
• si converte il testo in PDF;
• l’impiegato autorizzato firma digitalmente e registra nel sistema di gestione informatica dei documenti (il protocollo informatico, di solito).

Ci sarebbe poi il caso più raffinato in cui la copia è un documento con dati strutturati (un XML, per esempio), ma manteniamoci pure semplici.

Nel caso della copia per immagine (digitalizzazione via scanner) l’articolo 23 del CAD richiede l’attestazione di conformità fatta secondo le Linee guida sul documento informatico. Queste, al paragrafo 2.2, richiedono che il file esito della digitalizzazione sia firmato (diciamo digitalmente, per semplicità) da chi ha effettuato il raffronto con l’originale. Quindi:

• digitalizzazione tramite scanner;
• produzione di un file PDF o di un file immagine:
• firma digitale dell’impiegato.

A dire il vero, questo processo non rende manifesto il significato della firma, perché non c’è alcuna attestazione di conformità (in caso di unico file PDF si può usare la firma PAdES indicando come motivo “attestazione di conformità”) e quindi non è immediato cogliere il motivo della firma. Le linee guida prevedono un’attestazione espressa “laddove richiesta dalla natura dell’attività” (si potrebbe dire sempre, per minimizzare il numero di variabili) e questa può essere “inserita nel documento informatico” (ci si immagina un’annotazione del PDF analoga a quella prevista dal TUDA) o “prodotta come documento informatico separato, contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine”. Operativamente, due possibili processi:

• digitalizzazione del documento analogico in un file PDF;
• annotazione sull’ultima pagina del PDF (con formato grafico riconoscibile) dell’attestazione di conformità come prevista dal TUDA;
• firma digitale del PDF e sua registrazione nel sistema di gestione documentale (o protocollo informatico);

oppure, nel caso di attestazione in documento esterno:

• digitalizzazione del documento analogico in uno o più file PDF o immagine;
• calcolo della/e impronta/e;
• creazione di un documento ulteriore con i contenuti previsti dall’attestazione di conformità del TUDA che contenga elenco di file prodotti e relative impronte;
• firma digitale del documento esterno e sua registrazione nel sistema di gestione informatica dei documenti (o protocollo informatico, così da apporvi un riferimento temporale opponibile a terzi).

Entrambi i processi necessitano di strumenti adeguati, sia per essere condotti manualmente da un’operatore (con la dovuta dimestichezza) sia per essere automatizzati tramite software ad hoc (ci si potrebbe immaginare un software per la digitalizzazione che, prima di attivare lo scanner raccoglie alcune informazioni e poi produce in autonomia copie per immagini e documento di attestazione di conformità).

Originale digitale

Un originale digitale (o informatico) è quello che è stato formato originariamente su un supporto digitale in modo tale che ne siano garantite almeno provenienza, integrità (non modificazione), data cronica di formazione. Questo prescrivono infatti CAD e discendenti linee guida. Queste stesse fonti normative ammettono strumenti diversi per offrire tali garanzie. Per esempio, non necessariamente un documento digitale ha bisogno di una firma elettronica che gli sia stabilmente associata, nemmeno se si vuole intendere il documento nel senso (stretto e) diplomatistico del termine.

Originale digitale – copia analogica

Per queste copie l’articolo 23 del CAD prescrive in prima battuta l’attestazione di un pubblico ufficiale. Il primo passo è quindi stampare il documento digitale. Attenzione, però: il documento digitale non necessariamente coincide con il file (o i file) che ne racchiudono il contenuto ma, stando all’esperienza pratica e alle elaborazioni teoriche della diplomatica del documento contemporaneo, consta di più componenti digitali (una delle quali è, appunto, il file). Per esempio i dati di registrazione, diversamente dal caso cartaceo, non sono stabilmente inglobati nel file ma annotati esternamente (file di segnatura o metadati). Inoltre, la sola stampa di un file potrebbe non rendere manifeste tutte le parti: per esempio, la firma digitale non compare con la stampa e, di conseguenza, occorre stampare anche il rapporto di verifica della firma (che contiene il nome del firmatario e altri riferimenti al certificato di firma, oltre che a una data – indicativa – di firma). Operativamente, nello scenario apparentemente più comune:

• stampare i file che compongono il documento;
• stampare i rapporti delle verifiche di eventuali firme digitali;
• stampare eventuali dati di segnatura/registrazione;
• come nel caso della copia analogico di documento analogico:
  • l’impiegato firma i margini di tutti i fogli prodotti;
  • sull’ultima pagina aggiunge l’attestazione prevista dall’articolo 18 del TUDA (con variazione del tipo “Si attesta la conformità della presente copia analogica al documento nativo digitale da cui è tratta, conservato da …. “).

L’articolo 23 prevede però anche uno strumento più sofisticato per la copia analogica: l’apposizione di un contrassegno (informatico). Questo contrassegno (nella pratica un QR-COde o artificio informatico analogo) consente o di risalire e visualizzare l’originale informatico nel sistema che lo detiene oppure di verificare “la corrispondenza allo stesso della copia analogica”. Nel primo caso si tratta per chi emette la copia di “aprire” il proprio sistema e consentire di fruire il documento in una cornice che ne descriva anche il contesto di produzione e conservazione. Nel secondo si tratta di elaborare strumenti di validazione particolari, che, in definitiva, rischiano di rivelarsi un vero e proprio cul-de-sac: non esistendo strumenti ufficiali o standard per lo scopo, alla fine sarebbe necessario validare anche gli strumenti stessi… Di recente, con il QR-code associato al “certificato verde” o “green pass” abbiamo avuto un esempio di strumento di validazione di questo tipo per il quale la questione dell’affidabilità era risolta dal fatto che lo Stato forniva, tramite app, lo strumento di verifica che, a sua volta, implementava delle regole condivise a livello europeo e rese pubbliche in repository ufficiali. In ogni caso l’apposizione di un contrassegno è operazione che richiede strumenti tecnologici avanzati.

Originale digitale – copia digitale

Se l’originale è nativo digitale è possibile anche il “duplicato informatico” che altro non è che quella che nel linguaggio comune, quando si ha a che fare con file, si chiama “copia”. Si è già detto che però non c’è identità fra documento e file. Nei rari casi in cui il documento coincida con uno o più file si può quindi estrarre dal sistema di gestione informatica dei documenti il duplicato del/dei file. Un esempio di quest’ultima situazione è il caso di una lettera inviata da una pubblica amministrazione a un’altra: potrebbe essere sufficiente “duplicare” il file della lettera e il file segnatura.xml (dotato di sigillo elettronico della pubblica amministrazione mittente) che ne integra il valore documentale (dandole un riferimento temporale certo e una provenienza certa).

Per le Linee guida (paragrafo 2.3), è copia informatica di un documento informatico “un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si trasforma un documento con estensione .doc in un documento .pdf”. Pur permanendo una certa ambiguità nel rapporto fra documento e file, stando alle Linee guida, anche per la copia informatica di documento informatico la conformità all’originale si apprezza tramite raffronto con l’originale o con la documentata affidabilità del processo che ha prodotto la copia (certificazione di processo). Per quanto riguarda la manifestazione dell’attestazione di conformità le Linee guida ripetono pedissequamente quanto detto per le copie digitali di documenti analogici: attestazione contenuta nel documento o in documento esterno (con riferimento temporale e impronte delle copie). Operativamente, nel caso di attestazione contenuta nella copia:

• copia (o estratto) dell’originale digitale in nuovo documento digitale, diciamo un PDF;
• annotazione sull’ultima pagina del PDF (con formato grafico riconoscibile) dell’attestazione di conformità come prevista dal TUDA;
• firma digitale del PDF e sua registrazione nel sistema di gestione documentale (o protocollo informatico),

oppure, nel caso di attestazione in documento esterno:

• copia (o estratto) dell’originale digitale in uno o più file, diciamo PDF;
• calcolo della/e impronta/e;
• creazione di un documento ulteriore con i contenuti previsti dall’attestazione di conformità del TUDA che contenga elenco di file prodotti e relative impronte;
• firma digitale del documento esterno e sua registrazione nel sistema di gestione informatica dei documenti (o protocollo informatico, così da apporvi un riferimento temporale opponibile a terzi).

Per gli originali informatici resterebbe ferma anche la possibilità di estrarre la “copia” dal sistema di conservazione a norma, la cui esistenza per le pubbliche amministrazioni è obbligatoria per legge. Ben potrebbero i sistemi di conservazioni implementare una funzione che, a richiesta, produca la copia conforme (o il duplicato certo), rispettando una forma condivisa. Sarebbero poi i DIP (Dissemination Information Package), previsti dallo standard OAIS ai quali i sistemi di conservazione si conformano: tuttavia, quante pubbliche amministrazioni sono solite recuperare copie dei documenti dal sistema di conservazione? Quante autorità del mondo giudiziario richiedono espressamente esemplari di documenti la cui conformità sia attestata da un “conservatore accreditato”?

Quale supporto per la copia?

Si direbbe che la scelta del supporto per la copia debba essere rispettoso dell’uso che il richiedente deve fare della copia. Infatti, il passaggio della copia da supporto analogico a digitale o viceversa comporta la perdita degli strumenti di autenticazione della copia stessa: per esempio si perdono le annotazioni autografe in un verso e le firme digitali nel verso opposto. La scelta del supporto di destinazione della copia dipende quindi dall’uso che deve farne il destinatario.

E il bollo?

Le copie di documenti richiedono il pagamento dell’imposta di bollo (tramite applicazione della marca). Questo complica non poco le cose se il supporto della copia è digitale. Se è analogico, in fondo, basta solo applicare il giusto numero di marche seguendo le regole delle “tabelle”. Se è digitale, invece, iniziano i problemi, sia per la quantificazione dell’imposta (non sempre il concetto di foglio o pagina si adatta al documento digitale), sia per come applicare una marca a un documento digitale. Periodicamente l’Agenzia delle entrate pubblica chiarimenti, pareri e circolari al riguardo. L’ultima, del 2022, la riposta all’interpello n. 170/2022 riepiloga la disciplina dell’imposta di bollo sulle copie di documenti. Riepiloga ma, diciamolo, non chiarisce e, soprattutto, non offre soluzioni operative né, in effetti, sarebbe nei suoi scopi. Quindi, a prescindere dalla quantificazione dell’imposta che, a quanto si comprende, in caso di copie su supporto digitale e trasmesse telematicamente è quantificata in via forfettaria e non in base al numero di fogli della copia, non ci sono indicazioni su come “applicare le marche” a una copia digitale. Del resto è lo stesso annoso problema che affligge i documenti originali nativi digitali, prodotti magari attraverso servizi online.

Sintesi

Con l’intento di fornire una bussola per orientarsi nella produzione di copie conformi, riepiloghiamo le indicazioni operative contenute nei precedenti passaggi in una tabella, con l’avvertenza che si tratta di un’interpretazione delle indicazioni e potrebbero essercene altre, altrettanto valide.

Conclusioni

La variabilità delle forme e dei formati elettronici in cui i documenti digitali sono formati, gestiti e conservati rende molto difficile stabilire prassi universalmente applicabili anche per operazioni ragionevoli e consolidate in ambiente analogico, come il caso della copia conforme o autentica. Per quanto valga il principio che, alla fine, ciò che non è espressamente disconosciuto è da intendersi valido ed efficace, la mancanza di prassi, magari formalizzate in leggi (come nel caso delle copie analogiche di documenti analogici), rende incerto il valore documentale delle copie.

Tuttavia, non sembra che la normativa, anche la più recente ormai convertita alle forme della “soft law” (le linee guida), abbia intenzione di fornire indicazioni perentorie o operative. Anzi, in ambiente digitale, la tendenza è quella di affermare principi e criteri (non sempre in modo univoco) che però lasciano libero spazio alle interpretazioni e alle applicazioni. Proprio il proliferare di applicazioni e implementazioni (software), senza dubbio conformi alle regole, rendono varia e infinita la casistica e, le stesse indicazioni operative proposte per esercizio applicativo e sintetizzate nella tabella poco sopra, rischiano di essere inapplicabili in alcuni contesti di produzione documentaria, nei quali le operazioni possibili sono fortemente influenzate dai software in uso, che, il più delle volte, sfuggono al controllo del soggetto produttore.

Bisogna sottolineare anche che lo stesso vizio di genericità e scarsa operatività è proprio anche della letteratura, nella quale comprendiamo anche i commenti degli osservatori pubblicati online su blog, riviste di settore o social. Spesso i commenti si esauriscono in estrazioni di passaggi chiave dei testi normativi commentati con considerazioni a contorni, che raramente portano a una sintesi operativa o all’enunciazione di istruzioni direttamente applicabili.

In una prospettiva di medio-lungo termine sarà possibile anche in ambiente digitale arrivare a indicazioni operative univoche per compiere operazioni routinarie come l’estrazione di copia conforme? Del resto, si è visto che il TUDA raggiunge lo scopo per le copie in ambiente analogico. Spaziando in altri ambiti della gestione documentale, si può risalire nel tempo e citare la Circolare Astengo che, sul finire del XIX secolo, riusciva a essere altrettanto operativa e immediatamente applicabile per quanto riguarda la formazione e la tenuta dei fascicoli (fino a indicare dimensioni e caratteristiche delle camicie); in ambiente digitale, invece, il fascicolo resta un concetto astratto, forse un metadato o un insieme di metadati da implementare a piacimento, con variazioni infinite sul tema, fino a quelle che prevedono, sempre in via astratta, l’esistenza di fascicoli formati da documenti detenuti da soggetti diversi…

Ecco, spesso chi si occupa di records management (gestione documentale ai tempi del bit) avrebbe tanto bisogno di quella sana concretezza che ai tempi della carta era la cifra caratteristica delle indicazioni che arrivavano dall’alto.

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